[ServiceNow]10分で掴む! リストのフィルター設定(リストとフィルター)

ServiceNowで、リストのフィルタ設定の機能を使うことで、パーソナライズしたリストビューを作成でき、ほかのユーザーにもリストビューを共有できます。ServieNowのリストのフィルター設定につて、説明します

概要

■目的

• リストのフィルター設定を使い、ユーザーニーズにあわせたリストビューを作成できる。
• フィルター設定したリストビューをほかのユーザーに共有できる

■内容

1.2.6: リストのフィルター
フィルターを使うことで、テーブル内のデータを検索して、該当するデータのサブセットのみをリストとして表示できます。フィルターの機能を十分に活用することで、作業効率を高めることができます。

リストにフィルターをかける方法は、”フィールド値”を右クリックして、[この値で絞り込み]と[この値を除外]の二通りがあります。例として、リストから”カテゴリー”の”ネットワーク”を非表示にして、”問い合わせユーザー”の”Joe Employee”のみのを表示させます。

■手順: フィールド値でのフィルター操作

1. “カテゴリ”のフィールド値”ネットワーク”を右クリックします。
2. [この値を除外]をクリックします。

3. “カテゴリ”の列フィールドを確認すると、リストから”ネットワーク”が非表示と変わります。
4. “問い合わせユーザー”のフィールド値”Joe Employee”を右クリックします。
5. [この値で絞り込み]をクリックします。

6. “問い合わせユーザー”の列フィールドを確認すると、リストから”Joe Employee”と一致するレコードのみが表示されます。

フィルターの条件設定の確認
[ブレッドクラム]を見ると、どのようにリストをフィルタリングしたかを確認できます。今回の例では、”カテゴリ”を”ネットワーク”以外、”問い合わせユーザー”を”Joe Employee”で、リストをフィルタリングしたのを確認できます。

リストのフィルター設定条件は、[ブレッドクラム]を見ると確認できます。[ブレッドクラム]は、左端の”すべて”から始まります。[ブレッドクラム]が”すべて”だけのときは、フィルター設定がされておらず、リスト内にすべてのレコードが表示されます。

フィルターを設定した場合、フィルター設定条件は、[ブレッドクラム]の左から右の順に表記され、その順に設定条件の結果を抽出します。

■手順: ブレッドクラムでのフィルター操作

1. “すべて”をクリックすると、フィルターの条件設定すべてが削除され、リスト内にレコードすべてが表示されます。
2. [>]の記号をクリックすると、[>]記号の右横にあるフィルターの設定条件のみが解除されます。
3. フィルターの条件設定をクリックすると、その条件設定の右横以降にある、すべての条件設定が解除されます。

例として、リストのフィルター設定条件が、”すべて” > “カテゴリ!=ネットワーク” > “問い合わせユーザー=Joe Employee” > “優先度!=1-優先度”の場合に、条件設定で、”カテゴリ!=ネットワーク”をクリックして、説明します。

　”カテゴリ!=ネットワーク”をクリックすると、”カテゴリ!=ネットワーク”の右横以降にあった条件設定、”問い合わせユーザー=Joe Employee” と “優先度!=1-優先度”が解除されます。リスト内に、”優先度”の列フィールドに”1-重要”をもつレコードが表示されます。また、”問い合わせユーザー”では、”Joe Employee”以外のレコードも表示されます。

[ブレッドクラム]内の一番右にある条件設定をクリックすると、リストを更新することができます。

■コンディションビルダーでのフィルター操作
　コンディションビルダーを使って、リストにフィルターを設定できます。[1.2.1 リストのインターフェース]の④[フィルター表示]をクリックすると、コンディションビルダーを表示および非表示にできます。コンディションビルダーは、①フィールド(Field)、②演算子(Operator)、③値(Value)の３つの構成要素からなっています。

　コンディションビルダーを表示された後、各フィールド、演算子や値を任意の条件に選択することで、リストにフィルターを設定することができます。[および]は”And、[または]は”Or”に相当します。
　例として、”状況”で”クローズ”をもつフィルター条件を設定して、説明します。さらに、リスト内のレコードを”番号”の昇順で並び替えます。最後に、フィルタおよびソート条件を設定したリストビューを保存します。

(1) [および]をクリックすると、フィルター条件が新しく表示されます。
(2) 新しく表示されたフィルター条件の”フィールド”に”状況”、”演算子”に”次の値に等しい(=)”、さらに、”値”に”クローズ”を選択します。
(3) 次に、[実行]をクリックします。

(4) ”状況”が”クローズ”のみのレコードが表示されます。ブレッドクラムの最右に、”状況=クローズ”の条件設定が追加されます。

“フィールド”ではリストで表示される列フィールドだけでなく、すべてフィールドでフィルターを設定できます。

(5) [ソートを追加]をクリックすると、フィルタの条件設定の下に、ソートの条件設定が表示されます。
(6) ソートの条件設定として、”フィールド”に”番号”を選択し、”条件”を”a～z”(昇順)を選択します。
(7) [実行]ボタンをクリックし、リストにソートの条件設定を適用します。
(8) 次に、[保存]ボタンをクリックします。

(9) ”名前を付けて保存”に”サンプルフィルタ”と入力します。名前は任意で入力してください。
(10) ”表示対象”で”自分”を選択します。
(11) [保存]ボタンをクリックします。

(13) [リストコントロール]をクリックし、[フィルター]を選択すると、作成したフィルターの条件設定、”サンプルフィルタ”がフィルターリストに追加されます。

フィルタを作成するメリットは、今後、使用するために自分用に保存できますので、その都度、必要に応じて、作成したフィルタを使うことで、作業効率を高めることができる点です。作成したフィルタは、他のユーザーにも表示することができます。”自分”のほか、”全員”と”グループ”の設定ができます。

　作成した”フィルター”は、[リストコントロール]→[フィルター]→[個人フィルターの編集]の順で、編集や削除ができます。
　例として、作成したフィルター,”サンプルフィルタ”を削除してみます。

(1) [リストコントロール]をクリックします。
(2) “フィルター”をクッリクします。
(3) “個人フィルターの編集”をクリックして、フィルターリストのレコード一覧を表示します。

(4) 作成したフィルターである”サンプルフィルタ”のレコードをダブルクリックします。

(5) “サンプルフィルタ”のレコードを表示した後、タイトルバーの右端にある[削除]ボタンをクッリクすると、”サンプルフィルタ”を削除できます。同様の画面から、”サンプルフィルタ”のタイトル名やフィルター条件の変更や追加などの設定を編集できます。

確認

“リストのフィルター設定”の概要で説明した内容を確認テスト形式で復習します。
問題文の右端にある[▲]ボタンをクリックすると、正解が問題文の下に表示されます。

参考

ServiceNowの知識やスキルをもっと高めたい方は、以下、リソース資料やハンズオン・トレーニングで学習されることをおススメします。

■学習リソース

1. Welcome to ServiceNow [日本語]コース (ServiceNow公式: Now Learning)
2. ServiceNow Fundamentals On Demandコース (ServiceNow公式: Now Learning)
3. Now Platform 管理 (ServiceNow 製品ドキュメント)

■ハンズオン・トレーニング

1. リストのフィルター設定(リストとフィルター) (NowLibrary自作: ハンズオン|ServiceNow)

以上、”[ServiceNow]10分で掴む! リストのフィルター設定(リストとフィルター)”となります。